#会議室予約プロセス

ユーザーは、以下の説明を参照して会議室の使用を申請することができます。

1. 会議室の予約申請を送信します。詳細については、以下の 会議室予約申請の送信 セクションを参照してください。

   NOTE

   会議の参加者が制限されており、ユーザーは参加者範囲に含まれていない場合、会議室を予約することができません。

2. (必須ではありません) 確認者による予約申請の承認を待ちます。承認が必要な場合、「この会議室は、予約申請が承認されるまで使用できません。」 メッセージが 予約登録 パネルの上部に表示されます。

3. 予約した特定の時間帯に会議室を使用します。

確認者は以下の 会議室予約申請の確認 セクションを参照して、予約申請を確認することができます。

#会議室予約申請の送信

1. ユーザーは以下のいずれかの方法を使用して、予約申請または予約を登録することができます。予約申請が承認されると、予約は 予約者氏名 ユーザー、参加者、ゲストの Outlook 予定表に表示されます。

   • 予約 ボタンを使用して予約申請を作成します。

     1. アプリのホームページで、画面右上にある [予約] をクリックします。

        

     2. 予約登録 ウィンドウで必要な情報を入力して、[登録] をクリックします。

        

        NOTE

        • 会議の参加者が制限されている場合、範囲外のユーザー・グループを参加者・予約者として追加することはできません。
        • エリア フィールドと コラボレーション ユニット フィールドは、対応する設定が有効になっている場合にのみ表示されます。コラボレーション ユニットを選択する場合、ユニットの予約譲渡者のために会議室を予約することができます。

   • 日表示 ビューで予約申請を作成します。

     1. 目的の会議室の右側で、マウスをドラッグして予約する時間帯を選択すると、登録ボックスが表示されます。既定では、現在のユーザーの名前および時間帯が表示されます。

        

        NOTE

        登録ボックスの左右にあるバーをドラッグして、時間帯を調整することができます。登録ボックスを目的の会議室の横の時間帯にドラッグすることで、予約申請または予約の対象を別の会議室に変更することもできます。登録ボックスに表示されている時間帯もそれに応じて調整されます。

     2. 登録ボックスの横またはボックス内の 申請の作成 ボタンをクリックします。

     3. 予約登録 ウィンドウで必要な情報を入力して、[登録] をクリックします。

   • 週****表示 ビューで予約申請を作成します。

     1. 予約申請を作成する会議室の横にある日付にマウス カーソルを移動させ、日付の左下にある 申請の作成 ボタンをクリックして予約申請を作成します。

        

     2. 予約登録 ウィンドウで必要な情報を入力して、[登録] をクリックします。

   • 月表示 ビューで予約申請を作成します。

     1. 会議室情報 フィールド内の会議室の右上にある 月表示 ボタンをクリックすると、会議室の 月間予約状況 ページが表示されます。

     2. 日付にマウス カーソルを移動させ、日付の左下にある 申請の作成 ボタンをクリックして予約申請を作成します。

        

        NOTE

        会議室を選択した後に、開始日時または終了日時を選択すると、新しく選択した期間のその会議室の状態を再度確認するようなメッセージが表示されます。会議室 ドロップダウン リストをクリックして、その会議室の状態を確認できます。

     3. 予約登録 ウィンドウで必要な情報を入力して、[登録] をクリックします。

以下のユーザーは引き続き会議室予約申請を送信することができます。

• アプリ ユーザーは、自分が登録した予約申請または予約を更新することができます。

• 承認されたユーザーは権限を持つ予約申請または予約を更新することができます。

• コラボレーション ユニットのアシスタントは、同じユニットの他のアシスタントの予約を管理することができます。

予約を更新する方法については、以下の説明を参照してください。

1. 予約をクリックします。

2. 予約の編集 ウィンドウで情報を更新します。

3. 更新の完了後、[予約更新] をクリックして変更を保存します。

   NOTE

   承認が必要な申請である場合、確認者は更新された申請を確認することができます。

#会議室予約申請の確認

確認者である場合、承認タスクが割り当てられる際にメール通知が届きます。メールで予約情報を確認し、以下の手順に従って予約申請を承認・却下します。

1. 展開先場所内のアプリにアクセスします。

2. アプリのホームページで、タスク ボタンをクリックし、タスク ページにアクセスします。確認を待っている予約申請はすべて 確認待ち タブに一覧表示されます。

   

   NOTE

   確認待ちの会議室予約申請がある場合、タスク ボタンに点が表示されます。

3. 申請の右側にある 承認 ボタンをクリックして申請を承認します。申請を却下するには、却下 ボタンをクリックします。

   

4. 確認 ウィンドウで、承認コメントを入力して [OK] をクリックします。

5. ページの右上にある 更新 ボタンをクリックして、テーブルに表示されている予約申請を更新することができます。